Numbersのカテゴリ機能を使ってみたら便利だった

Numbersを駆使してわかりやすい資料作りをモットーにいろいろな機能を模索しています。今回はカテゴリ機能を使う方法について確認したいと思いま。

Numbersのカテゴリ機能とは

この機能はExcelでいう簡易版ピボットテーブルです。ピボットテーブルではある共通する項目でグループ分けをして、対応する内容の合計や、個数などをまとめるものですが、Numbersでは一気にその枠を作って作成することができます。例えば次のようなデータを作成してみました。ある会社のイベントでボーリング大会があったときにの参加者リストを想定しています。A列に参加者指名、B列に出身地、C列には平均スコアが入力されているという例があるとします。 

 

 この参加者リストを使って実際にカテゴリ分けをしていきます。

カテゴリ機能の基本的な操作

ボーリング参加者名簿のカテゴリ分けをする前にNumbersのカテゴリ機能の基本的な操作を確認したいと思います。Numbersを立ち上げると、ツールバーの右側に「カテゴリを追加」という項目があります。ここをクリックするとどの列をカテゴリの対象とするのかプルダウンで選択することができます。

 仮にB列をカテゴリの対象として選択します。そうすると以下の画像のように左端にカテゴリとしてのタイトルが表示されます。B列のセル任意の文字を入力すると自動的に入力した文字でカテゴリが分けられて表示されるのがわかります。 

 

 これがNumbersのカテゴリ機能に関する基本的な操作と、表示される内容です。

カテゴリ機能を実際に使ってみる

それでは用意したデータでも使ってみたいと思います。ここではある会社のイベントを想定したデータを作成しています。この参加者名簿から、出身地別にカテゴリ分けをしてみたいと思います。まずは「カテゴリを追加」ボタンをクリック後プルダウンから出身地を選択します。そうすると、出身地別に氏名とスコアが振り分けられました。 次にスコアのカテゴリを追加してみたいと思います。先ほどと同じようにプルダウンからカテゴリ化する対象の項目名を選択します。 

 これで出身地ごと、平均スコアごとに分けることができました。この操作はカテゴリ対象の項目を選択するだけで自動的に分けられるため特に難しい操作は必要ありません。

まとめ

Numbersを利用しようとしている人にとっては自動でカテゴリ分けができることもあり特にその情報の特性を確認するには便利な機能だと思いますので、ぜひご活用を。

Numbersのフィルタ機能について

エクセルを使っていると、結構オートフィルターを多用することがありますが、Numbersでも同様な動きができないか調べていたら似たような機能がありました。後述しますが、完全互換というわけにもいかず使いやすさやわかりやすさについてはやっぱりエクセルには未だ及ばないというところが現状かなとは思いますが、エクセルを購入するとうん万円のソフトウェアを購入（サブスクリプションでは1,000円/月前後で購入可能）するよりは標準でついているものでなんとかしようと試行錯誤しているので、同様の機能をいろいろと創作中です。早速Numbersのフィルター機能を使っていきましょう。

動作環境・検証環境

まず初めに唱える呪文ですね。使用環境は次の通りです。

端末名	バージョン
OS(Macbook Air)	Cataline 10.15.3
iOS(iPhone X)	13.4
Numbersバージョン	バージョン6.2.1(6529)

エクセルでの動作確認

エクセルでは「オートフィルタ」と呼ばれている機能についてどのような動作をするのかをみていきたいと思います。まずはした図のようにエクセルで買い物リストを作ってみます。

画像１：買い物リストExcel

画面上部にあるリボンの「ホーム」タブのフィルターメニューから「フィルタ」を選ぶと一番上の項目セルの右下に「▼」のマークがついた小さい枠が表示されます。

画像２：フィルタ表示Excel

そのマークがついた枠をクリックすることで、フィルターをかけたいメニューが以下図のように表示されます。

画像３：抽出項目選択Excel

抽出したい項目以外のチェックを全て外して、メニュー下部の「OK」ボタンをクリックします。今回は「金曜日」を抽出してみたいと思いますので、「金曜日」以外の「木曜日」と「土曜日」のチェックを外します。

画像４：項目選択後Excel

「購入する日」が「金曜日」のみ抽出されました。

画像５：フィルタ結果Excel

Numbersで同じように操作するには

Numbersでも同じデータを使います。

画像６：買い物リストNumbers

Numbersではエクセルのように列を指定してフィルターボタンをつけることができません（探せなかったというのが正解かもしれない）。Numbersの画面右上に「三」が逆になったようなマークが「○」囲われているので、クリックするとすぐ下にメニューが出てきます。メニューの「フィルタ」タブをクリックすると、フィルタのメニューに切り替わるので、この中の「フィルタを追加」というプルダウンのボタンからフィルタリングしたい列を選択します。

画像７：フィルタ表示Numbers

フィルタリングしたい列名を選択すると、フィルタリングルールのメニューが表示されます。今回は「・・・である」を選択します。

画像８：フィルタリングルールNumbers

エクセルでの条件と同じ条件「金曜日」と入力して「エンター」を押します。

画像９：フィルタ項目入力Numbers

下の図の通り結果がでました。

画像１０：フィルタ結果Numbers

（おまけ）iPhoneで同じように操作するには

iPhoneでNumbersを使えることは過去投稿でやったので割愛するとして、iPhoneのNumbersでも同じようにフィルタをかけることができます。PC版とボタンの位置は若干違いますが、同じマークがあるのでそこをタップすると次のような画面に切り替わります。同じ容量でフィルタしたいテーブルを指定して後は条件を入れるだけ。

画像１１：iPhoneでフィルタリング

エクセルとNumbersの比較

エクセルとNumbersのフィルタ機能について比較しましたが、使い慣れているのか、こう言った機能が豊富なのかは調べきれていないところですが、やっぱりエクセルに軍配が上がりましたね。ただ、エクセルは購入すると永久ライセンスでも3万円〜4万円くらいはするので、標準でインストールされているNumbersもコスト面ではとてもメリットがあるので、局所的にこの機能がないから劣っているということも言えなさそうです。使い方次第ではNumbersでも全然事足りるほどのことができるので、Macを使っていて表計算がしたいけどエクセルは高くて手が出せないという方にはNumbersを使い倒すことができるといいですね。取り留めもなかったですが、「フィルタ」機能に関しては使い勝手はエクセルがいいです。

Numbersでif関数

If関数はどんなプログラムでも使われていると思いますが、Numbersもその例外ではなく、セルの値によって処理を決めることができるとても便利な関数の一つ。そのif関数の使い方を確認して行こうかなと思います。

動作環境・検証環境

使用環境は次の通りです。

端末名	MacBookAir
OS	Cataline 10.15.3
Numbersバージョン	バージョン6.2.1(6529)

if関数について

セルの値によって処理を決めるif関数ですが、要は条件分岐するものと考えてもいいのかなと。セルの値がif関数の条件式の通り満たすのであればTRUE（正）、条件を満たさないのであればFALSE（誤）となり、それぞれの正誤で入力しているセルになにを出力するものなのかというものです。

書式

If関数の書式についてですが、Numbersの関数説明通りに確認していきましょう。

Numbersへの入力

IF(条件式、真の場合、偽の場合)

それぞれの引数について

条件式：論理式 「件式」には、式をブール値として評価できる限り、すべてのものを含めることができます。式が数値として評価される場合、0はFALSE、それ以外の数値はTRUEと見なされます。

真の場合：「条件式」がTRUEの場合に返される値。 「真の場合」には、任意の値を含めることができます。「真の場合」を省略し（カンマはあるが値がない）、「条件式」の評価がTRUEの場合、IFは0を返します。

偽の場合：「条件式」がFALSEの場合に返される値を指定する引数（オプション）。 「偽の場合」には、任意の値を含めることができます。「偽の場合」を省略し（カンマはあるが値がない）、「条件式」の評価がFALSEの場合、IFは0を返します。「偽の場合」が完全に省略され（「真の場合」の後にカンマがない） 、「条件式」の評価がFALSEの場合、IFはFALSEを返します。

条件式が正しければ「真の場合」で決めた値を返して、正しくなければ「偽の場合」で決めた値を返すということを文章にするとこんな感じになるのかな。ここで、「真の場合」、「偽の場合」いずれも返す値を決めていない場合にはエラーにならず、0を返すのはエクセルとは少し違うところなのかな。のちほど検証してみよう。

if関数実践

以下のサンプルデータを用意しました。テスト結果として点数（図中①の囲い）70点以上の人を「合格」、それ未満の人を「不合格」と合否（図中②の囲い）列へ表示するようにif関数を組んでみると以下の通りになります。※一番初めの生徒（山田さん）のセルは「A2」です。

図１：サンプルデータ（基本）

入力内容

IF(A2>=70,"合格",”不合格”)

図２：入力例（基本）

この式を一番最後の生徒（長谷川さん）までコピーした結果がした図となります。

図３：結果（基本）

関数の条件はセルの値を引数にすることも可能

ここで図のように合格基準点を"D2"のセルに入力して、以下のようにC列へ先ほど同じようにIF関数を入力します。

図４：サンプルデータ（応用）

入力内容

IF(A2>=$D$2,"合格","不合格")

図５：入力例（応用）

このように入力して先ほどと同様に一番最後の生徒（長谷川さん）のセルまで関数をコピーします。

図６：結果（応用）

同じ結果がえられたことがわかります。このように関数を入力することの利点は、例えば合格基準点の変更があり、「70点」から「80点」となった場合を考えてみましょう。関数の条件式に合格基準点を入力した例であれば、関数の条件式に入力されている「70」の箇所を修正し、再度関数を一番下までコピーする必要があります。一方で、関数の中にせるを指定することで、"D2"の値を「80」と入力するだけで全ての計算が合格点「80点」に置き換わることになりますので、条件式には直接数字を入力したりするよりは条件式に使うセルを決めそこを指定したほうが後々のメンテナンスも楽になることがわかります。

まとめ

IF関数は多用すればファイルがとても重くなる関数ですが、プログラムや表計算では欠かせない関数の一つです。使い方はとても簡単で、条件式が正しければその時の処理、正しくなければその時の処理を決めるだけでできるので、覚えておきたい関数の一つです。

Numbersでsumif関数

sum関数を少し複雑に合計ができるsumif関数。sum関数は選択した範囲の合計値を計算するシンプルな機能の関数であるため、単純に合計を出したい場合には向いているけれど、いろいろ集計していると、条件をつけて合計値を計算したいとか必要にかられる時がある時にはsumif関数を使います。今回は少しだけ複雑な合計値（条件をつけて）を計算する方法について紹介していきます。この関数はカテゴリごとに集計するときなど使えたら便利な機能なので是非使いこなしたいところですね。

sumif関数について

少し複雑な計算をするとは書いたものの何が複雑になったのか？ですが、これは指定した条件に関連する数値の合計を計算してくれる機能です。Numbersの説明をそのまま引用すると、「SUMIF 関数は、指定された条件を満たす数値のみを含む数値の集合の合計を返します。」です。Numbersの説明とほぼ同じような言葉で説明してしまっていますね。

引数について

sumif関数の引数を確認していきます。※各引数の名称はNumbersの名称をそのまま使用しております。

Numbersから抜粋（引数）

SUMIF(テスト値, 条件, 合計範囲)
テスト値： テストする値を含む集合。
条件： 値を比較またはテストすると、式がブール値 TRUE または FALSE を返します。
合計範囲： 合計する値を含む集合。

テスト値とは下図の①枠のこと。条件は商品名。合計範囲は下図の②枠のこと。つまり、このリストの中から見つけたい条件（ここでは商品名となります）を指定し、紐付く合計範囲（仕入値）中の合計値を計算します。

sumif関数実践

実際の入力方法と、Numbersでの結果を見ていきたいと思います。先ほど例で上げたデータを使用し、それぞれの商品の合計値を計算していきます。

図１：年間仕入れリスト

※セルの値は「A1」が「商品名」で始まります。左の列へ行くたびアルファベットが順に変わります。したのセルへは行数が1ずつ増えていきます。
それでは次のように関数の引数を入れていきましょう。

入力内容

SUMIF($A2:$A12,"りんご",D2:D12)

同様に条件の引数を各商品名に変えて入力していきます。

図２：sumif実行結果１

それぞれの商品の合計値が計算されて入れば成功です。

関数の条件はセルの値を引数にすることも可能

sumif関数の式中に入力した条件（ここでは「りんご」）を毎回集計したい条件で手打ちすることはとても面倒ですよね。ここでちょっと便利な使い方を紹介します（ほとんどの人が分かっているとは思いますが。）
まず、集計したい条件のリストを作成します。ここではリストのF列以降に取扱の商品リストを作成しております。

図３：取扱商品リスト追加

リストができたら、そのリストの横でもいいので、先ほど入力した式に入力します。

入力内容

SUMIF($A2:$A12,F2,$D$2:$D$12)

この数式をリストの一番下までコピーします。

図４：sumif実行結果２

そうするとそれぞれの項目ごとに集計されていることがわかります。

まとめ

sumif関数は使用するシーンが結構豊富なので、是非使えるようになった方がいい関数です。使い方だけの紹介ですが、多用してNumbers自体の計算量がどの程度耐えられるのかも今後は見ていきたいですね。

Numbersでsum関数を使う方法

Numbersではエクセルとほぼ互換がある関数がそのまま使えるので、気になった関数を片っ端から使い方を調べてみようと思います。今回はsum関数について見ていきたいと思います。

sum関数について

これはエクセルでもよく使われる関数の一つです。sum関数の基本的な結果としては、引数として与えられた値の合計を返す単純なものです。Numbersの説明通りに言うと、「SUM 関数は、一連の数値の合計を返します。」と言うことですね。

引数について

Sum関数の引数の取り方は次の通りです。

Numbersから抜粋（引数）

SUM(値, 値...)
値： 「値」は、数値、日付／時刻値、期間値のいずれかです。すべての値は同じ値タイプである必要があります。
値...： オプションで 1 つ以上の追加の値を含みます。

こういう説明ってなんか抽象的に描きすぎているのか、はたまた難しい言葉で説明したいのかは不明ですが全然何が言いたいかわからないですね。
でも説明を見ると日付や時刻も引数として入れていいと言うことは、この説明で知りました。あまり説明書は読まないタイプですが、じっくり説明を読んで関数を理解することは大切ですね。

sum関数使い方あれこれ

前置きはここまでとして、早速sum関数を使ってどういった結果が出るのかを見ていきましょう。

引数に固定値を入力

こういう使い方をする人はまずいませんが、まずはsum関数の引数に直接固定値を下のように入力して見ます。

入力内容

sum(100,100,100)

期待したい結果は100を三つ足した合計値300となっていることです。それでは結果を見ていきましょう。
当たり前のことをしすぎている感が強いですが、ちゃんと期待した通りの結果が出ました。

数値が入力されているセルを指定

ここからが一般的なsum関数の使用方法となってくると思います。表計算ソフトを使う上で、色々な項目に紐付く何かしらの数値があると思います。それに紐づいている数値の合計値を出していきましょう。ここで使う仮のデータを次のように作りました。

仮データ（とある日の模試結果）

	A	B	C
1	指名	点数	退出時間
2	げそ太	95	10:00
3	げそ郎	90	9:40
4	げそ子	85	10:30
5	げそ菜	100	9:50

こんな感じでデータがあったとします。早速この４名の合計値を出していきましょう。

関数入力例

sum(B2,B3,B4,B5)

数値が入力されたセルを引数として参照しています。結果は次の通り合計値370が表示されます。

数値が入力されているセルを範囲指定する

次に数値が入力されているセルを範囲指定して合計する方法です。

関数入力例

sum(B2:B5)

この方法でも４名の合計値370と計算されます。一つひとつのセルを指定する必要がないので、データが莫大で一つずつセルを指定すると式的にも入力の時間的にも大幅に省略することができます。一連のデータが全て数値で、ある場合には非常に便利な方法です。

まとめ

Sum関数はエクセルでも多用する関数なので、いろいろな使い方があると思います。これはただの使い方だけを紹介しているので、さらに考察を今後はしていこうかと思います。

Numbersでエクセル風関数を組んでみる(vlookup)

Numbersを使い始めて、最初に思ったことはエクセルで使用している関数と同じことができる関数は何かなと思いました。普段使用しているソフトはエクセルで、誰でもどこでも使っているものだと思います。そこでエクセルの中でも特に使用頻度が高いvlookup関数をまず始めに探しました。とりあえずは、エクセルを使っている感じで関数を指定して入力すると、同じような動作をしたので紹介します。

vlookup関数について

Vlookup関数についての説明をNumbersの関数説明から抜粋ところ「VLOOKUP 関数は、左端の列の値を使って行を選び、列番号を使ってその行内の列を選ぶことにより、指定した集合の列から値を返します。」と説明があります。うーん使ってみてわかる人はわかるけど初めて使う人からしたら全然意味がわからないですね。図示すると次のような動きをする関数となります。

画像１：vlookup関数イメージ図

このように単価リストと、それに紐づく単語の行から欲しい値を別のリストにその値を返す動きをします。この図でいう購入リストの左列のそれぞれの単語「りんご」、「いちご」が説明にある「左端の列の値」に当たります。次に購入リストの単価列に表示された値は「列番号を使ってその行内の列を選ぶ」のところで、それぞれのリストに共通する単語と紐づけた後その単語の入っている行の欲しい列から値を取ることになります。最後に説明の「指定した集合」は単価リストがそれに当たります。

関数の入力方法

イメージは大体わかったところで、実際に入力するにはどうするのかをみていきましょう。先ほどの図と同じ動きをするように関数を入力していきます。まずは①単価が表示されて欲しいセルに移動します（ここでは２行目、B列です）。移動後②ウィンドウ上部にある「挿入」をクリックするとメニューが表示されます。メニューの中から③「新規関数」をクリックするとウィンドウの④右側に挿入する関数の一覧が表示されるので、その中から挿入したい関数を探します。今回は「vlookup」関数が目当てなので、⑤「参照」→「vlookup」を選択して関数一覧枠のすぐ下にある⑥「関数を挿入」ボタンをクリックします。

画像２：関数入力まで

ここまでが関数を入力するまでの流れです。次に関数に処理をするための引数を指定していきます。「関数を挿入」ボタン入力後画像３のように指定した関数と、その関数に入力する引数が表示されます。

画像３：引数入力画面

ここから引数を入力していきましょう。vlookup関数に必要な引数は以下の四つです。
VLOOKUP(検索値, 列範囲, 返す列, 近似一致)

1. 検索値
2. 列範囲
3. 返す列
4. 近似一致 or 完全一致

この引数をそれぞれ関数に引き渡していきます。まず検索値は、購入リストのA2セルを選択します。次に列範囲を果物単価リストのA1からB7までを範囲選択します。返す列は果物単価リストに入力されている値のどの列を返したいかになりますので、選択したセルのある列から数えて二番目を選択します。最後に近似一致or完全一致ですが、今回は完全一致ということで数字の0を入力します。これで、購入リストのA列にあるキーワードと、果物単価リストのA列にあるキーワードと突合して、一致したキーワードが入っている列の返す列で指定した列の値が返されることになります。入力結果は画像４の通りになります。

画像４：入力結果

使用例

ここでは実際にゲソが使用している使用例を上げていきたいと思います。ゲソは現在絶賛ダイエット中でございまして、レコーディングダイエットをしております。レコーディングではその日食べた食事を簡単にカロリー計算して集計を取るというように関数を組んでいます。その中でvlookup関数も使っているのでその紹介をします。カロリーを事前に調べておき、食べたもののカロリーがすぐに出てくるようにしております。
以前は毎回調べてはメモ帳に入力していたので、その頃から比べるととても簡単にカロリーが調べられ数段効率的になりました。こういった使い方もあるので、ぜひ一度お試ししてはいかがでしょうか。

MacでNumbersでどこでも表計算をしてみる

表計算ソフトといえば大多数の人が「excel」と答えるでしょう。その中で、Machintoshに今では標準搭載されている「Numbers」を使って表計算をしたいと思います。なぜ今更「excel」から乗り換えて「Numbers」？と言いますと、この「Numbers」はMacOX10.9あたりからMacPCを購入すると、標準でついてくるソフトで、携帯もApple製品だし、さらにiPadminiまで購入したので、全端末で同じファイルを編集できる環境ができたことが今回「Numbers」を使ってみようかと思ったところです。今までMacでエクセル使うには「OpenOffice」だとかいろいろフリーのソフトを探してインストールする必要があったことを思い出すと結構いいソフトが無料で入ってることに少し感動します。

動作環境

使用環境は次の通りです。
OS 11.3.0

端末名	MacBookAir	iPhoneX	iPad mini4
OS	High Sierra 10.13.4	iOS 11.2.1	iOS 11.1
Numbersバージョン	5.0(5576)	4.0.1(5628)	4.0.1(5628)

apple IDでログイン

さっそくですが上記３端末で同じファイルを編集するために、それぞれの端末でapple IDのログインをする必要があります（apple IDをお持ちでない人はIDの登録をお願いします）。apple IDは基本的には同じIDを使用しますが、必ずしも同じじゃないといけないのかというとそうではないですが、ゲソ的使い方は同じapple IDを使用した方法でファイルの共有をしていきます。
まずはそれぞれの端末でNumbersを開くと、現在保存されているNumbersのファイルが表示されます。ここで編集するファイルを選択すると画面２のように編集画面が表示されます。何も表示がないあるいは、初めて使用される方は「新規作成」ボタンでファイルを作成し保存するとここに表示されます。
それぞれの編集画面が以下の画像です。

画像１：iPadでの編集画面

画像２：iPhoneでの編集画面

画像３：Macでの編集画面

少し恥ずかしい数字が並んでおりますが、現在ゲソがダイエットのレコーディングとして使用しているデータです。同じデータがそれぞれの端末で表示されていることがわかります。特に問題なく進むことができたらこれで、同じapple IDを使って同じ表計算シートを編集することができるようになっています。

ゲソ的使用例

上記でも紹介しましたが、現在ゲソはダイエット中で、レコーディングを行っていて、使用した感じですが、まずMacBookで行う作業はほぼ全て行えます。行、列の数を決めたり、入力データのフォーマットを決めたりと色々な編集を行います。特にMacBookでは細かい編集ができるので、関数を組むことも簡単にできてしまいます。このままだと、MacBookでなんでも入力できるならそれでいいのではないのかとも思いますが、ここからが本番です。iPhoneにできてMacBookにできないことそれは、いつでも編集することです。

画像４：iPhoneとMacでの使用例

この画像のように、MacBookで関数を組んだシートを出先（飲食店、休憩中の車中など）で忘れる前に入力することができます。iPhoneのNumbersでも関数は組まれている状態なので、食べたものとカロリーとの紐付けはすぐにできます。カロリー表に載っていない食べ物は、帰って調べてデータを充実していくことで、どんどん便利に成長していくというわけです。
どうですかそこのあなた。numbersを使いたくなってきたのではないですか？MacPCとiPhoneをお持ちであれば、使わない手は無いと思います。

まとめ

今回はnumbersの初歩の初歩を紹介しましたが、とても便利で、特に携帯できるということは本当にいい機能と思います。この機能は非常に重要で、例えば何か記録をつけたい（ここでは毎日の記録にします）と思った時、真っ先に考えることは携帯アプリを探して自分のライフスタイルにあったものをネットを通して探すと思います。ゲソは今絶賛ダイエット中ですが、ダイエットの記録をするためにアプリを探したりしましたが、これと言って良いものが見つからなかったです。またこう言ったアプリの課題として、今まで記録したデータが機種変した途端無くなったりする（データ移行が機種変してからできない）ことや、データ自体がアプリのみでしか操作できない（今ではcsv出力もあると思います）などのあと一つここを直したら自分の本当に使いたい機能になるのにと、とても歯がゆい思いをしていました。そこでこのNumbersはiCloud上に保存されているため、PCを変えても、携帯電話を変えてもappleIDさえあればまた前と同じデータを編集することができるので非常にオススメだと思います。また、PCでの弱点である持ち運び性と、iPhoneでの弱点である操作性をそれぞれでカバーできている形なのでなお一層良いと思います。
今回はここまでで、これからもっともっと便利に使えるよう研究していきます。